출처와 게재일을 기록한 기사 목록
보도된 병원 기사는 출처와 게재일을 기재한 목록으로 모으고, 각 항목에서 해당 기사와 보관 자료를 찾도록 연결하는 방식을 권합니다. 피해구제 검토에 필요한 보도물과 공개 재사용 여부는 별도 항목으로 관리합니다. 담당자는 파일을 모으기 전에 어느 언론사가 언제 게재한 기사인지 식별할 수 있는 정보를 정리합니다.
목록의 기본 단위는 병원이 알린 소식이 아니라 실제 게재된 기사로 정합니다. 같은 소식을 여러 언론사가 보도했더라도 제목과 본문, 게재일이 다를 수 있으므로 출처별 항목을 만듭니다. 제목이 비슷하다는 이유로 합치지 않고, 언론사와 기사 주소를 함께 대조합니다.
| 기사 제목 | 언론사·게재일 | 기사 주소·보관 자료 위치 |
|---|---|---|
| 게재된 제목을 기재 | 원문에 표시된 언론사와 게재일 | 원문 주소와 내부 자료 위치를 각각 기재 |
| 같은 소식의 다른 기사도 별도 기재 | 각 기사의 출처와 날짜를 유지 | 기사별 자료 연결을 유지 |
| 제목이 변경된 기사는 변경 이력 표시 | 게재일과 수정일을 별도 기록 | 변경 전후 자료가 있으면 각각 연결 |
| 연속 보도는 기사별 제목 기재 | 각 보도에 표시된 정보 기록 | 관련 기사 항목을 함께 표시 |
이 목록은 병원이 내부에서 자료를 다시 찾기 위한 관리안입니다. 특정 서비스가 요구하는 입력 양식이나 언론조정 신청서의 대체 서류로 사용하지 않습니다. 게재 정보가 불명확하면 담당자의 추정으로 채우지 않고, 확인이 필요한 항목이라는 상태를 기록합니다.
소식별 묶음과 기사별 기록의 차이
소식별 묶음은 관련 기사를 함께 찾는 용도로만 사용합니다. 병원 행사, 진료 안내, 건강정보처럼 내부에서 쓰는 주제명을 정하고, 해당하는 기사 항목에 같은 주제명을 기재합니다. 주제명이 같아도 각 기사의 출처 정보와 자료 연결은 유지합니다.
분류 항목은 담당자가 실제로 다시 찾을 때 사용하는 말부터 정합니다. 부서마다 같은 소식을 다른 이름으로 기록하면 검색이 어려워지므로, 실장은 공통 주제명을 정하고 추가가 필요한 항목을 관리합니다. 여러 주제에 해당하는 기사에는 대표 주제와 보조 주제를 표시할 수 있습니다.
병원이 배포한 보도자료와 언론사가 게재한 기사는 별도 자료로 취급합니다. 보도자료만 보관한 상태를 기사 보관 완료로 기록하지 않습니다. 두 자료를 연결하려면 어느 보도자료와 관련된 기사인지 관계를 표시하되, 게재 내용을 보도자료 내용으로 대신 설명하지 않습니다.
기사 목록과 보관 자료의 연결 순서
담당자는 기사 식별 정보를 정리한 뒤 보관 자료를 연결하고, 마지막에 용도별 상태를 기록합니다. 준비할 자료는 기사 원문에서 읽은 게재 정보, 현재 보유한 파일, 내부 저장 위치, 자료 이용에 관한 기록입니다. 파일이 없는 항목도 목록에 등록할 수 있지만, 보관 상태를 완료로 표시하지 않습니다.
- 기사 제목·언론사·게재일을 원문과 대조하고 기사 주소를 기재합니다. 수정일이 함께 표시돼 있다면 게재일과 다른 항목에 기록합니다.
- 기사마다 내부 식별 이름을 정하고 목록과 관련 파일에 동일하게 사용합니다. 제목만으로 파일을 식별하기 어려우면 언론사와 게재일을 함께 사용합니다.
- 목록에 원문 연결과 보관 자료 위치를 각각 기재합니다. 파일을 옮겼다면 목록에서 새 위치의 자료를 열 수 있는지 시험합니다.
- 피해구제 검토 자료의 준비 상태와 공개 재사용 검토 상태를 별도 기록합니다. 자료가 없는 상태와 사용 조건을 판단하지 않은 상태를 서로 다른 말로 표시합니다.
저장 위치는 담당자 개인만 접근할 수 있는 공간보다 병원이 관리하는 공간을 우선 검토합니다. 접근 범위는 업무에 필요한 직원에게 한정하고, 민감한 내용이 포함된 자료는 일반 기사 목록보다 좁게 설정합니다. 실장은 목록을 읽는 권한과 파일을 수정하는 권한을 누가 갖는지 정합니다.
피해구제 검토 자료와 이용 상태
언론중재위원회는 조정신청 시 대상 보도물을 반드시 제출하도록 안내하며, 신문 등은 기사 전체 내용, 방송은 녹화 자료와 녹취록을 요구합니다. 신청인의 주장을 뒷받침할 자료가 필요하면 함께 첨부하도록 설명합니다. 병원은 이 제출 요건을 참고해 현재 보유한 자료와 추가 준비가 필요한 자료를 나눠 기록합니다.
| 자료 구분 | 피해구제 검토 시 제출 자료 | 공개 재사용 확인 상태 |
|---|---|---|
| 신문 등 기사 | 조정대상 기사 전문 | 기사 보유와 별개로 이용 조건 기록 |
| 방송 보도 | 조정대상 녹화물과 녹취록 | 공개하려는 자료별 검토 상태 기록 |
| 주장 입증 자료 | 필요 시 주장을 뒷받침하는 자료 | 공개 대상인지 먼저 판단 |
표의 제출 자료는 언론중재위원회의 안내를 바탕으로 정리한 내용이고, 공개 재사용 상태는 병원 내부 관리 항목입니다. 기사 제목이나 짧은 발췌만 보관했다면 기사 전문을 갖춘 것으로 처리하지 않습니다. 방송 자료도 녹화물과 녹취록 중 무엇을 보유했는지 각각 표시합니다.
신청인 확인 서류는 기사 목록에 첨부하는 일반 보관 자료와 분리합니다. 언론중재위원회는 단체 신청인의 확인 서류로 사업자등록증 등의 사본을 안내합니다. 실제 신청을 준비할 때 필요한 서류를 별도 관리하고, 평소 기사를 찾는 직원에게 해당 서류까지 공개하지 않도록 접근 범위를 정합니다.
보관 상태를 잘못 표시하는 경우
기사 주소를 기재한 상태와 기사 자료를 보관한 상태는 다릅니다. 담당자는 원문 연결만 있는지, 이용 조건에 따라 보관한 파일이 있는지, 일부 내용만 기록했는지를 상태 항목에 표시합니다. 자료 종류를 쓰지 않고 모두 ‘보관 완료’로 처리하면 다음 담당자가 필요한 보도물을 갖췄다고 오해할 수 있습니다.
목록에서 자료를 열 수 있다는 사실만으로 내용의 일치가 입증되지는 않습니다. 파일 제목이 같아도 다른 언론사의 기사이거나 수정 전 내용일 수 있으므로, 처음 연결할 때 파일 안의 출처와 게재 정보를 대조합니다. 일부 화면만 담긴 자료는 어느 범위까지 포함됐는지 기록하고, 누락된 내용을 임의로 이어 작성하지 않습니다.
본문이 수정된 기사는 기존 파일을 새 파일로 덮어쓰지 않는 방식이 적절합니다. 담당자는 보유 자료마다 확보한 날짜와 수정 전후 여부를 기재하고, 어느 자료가 현재 기사와 연결되는지 표시합니다. 변경된 표현이 있으면 해당 부분의 위치를 기록하되, 변경 이유를 근거 없이 추정하지 않습니다.
내부 자료와 공개 후보의 관리 상태
내부 보관 목록에서 공개 후보를 선택하더라도 파일 자체를 곧바로 게시 자료로 취급하지 않습니다. 담당자는 ‘내부 조회용’, ‘공개 검토 중’, ‘공개 대상 제외’처럼 다음 업무가 드러나는 상태명을 정합니다. 공개 가능 여부를 판단할 근거가 없다면 미결 상태를 유지하고 담당 부서나 권리 관계자에게 질문할 내용을 기록합니다.
공개 재사용 관련 기록에는 어느 기사와 어느 자료를 대상으로 검토했는지 기재합니다. 기사 본문에 관한 기록을 사진이나 영상의 이용 근거로 확대하지 않고, 대상이 다른 자료는 별도 항목으로 관리합니다. 이용 범위에 관한 회신을 받았다면 회신 날짜와 대상 자료를 연결해 이후 담당자가 판단 근거를 찾을 수 있도록 합니다.
피해구제 검토 대상으로 분류했다는 이유만으로 공개 상태를 변경하지 않습니다. 내부에서 자료를 모으는 목적과 외부에 전달하려는 목적은 서로 다르므로, 각각의 상태를 담당자가 독립적으로 기록합니다. 공개 대상에서 제외한 기사도 내부 업무상 보관이 필요하면 그 사유를 남깁니다.
목록에서 빠진 첨부자료의 처리
기사와 함께 보관한 첨부자료는 관련성이 있다는 이유만으로 모두 같은 항목에 연결하지 않습니다. 담당자는 해당 기사 내용을 이해하는 데 필요한 자료인지, 다른 업무에서 만들어진 자료인지 가립니다. 내부 메모나 회신에 진료정보 또는 개인 연락처가 포함돼 있다면 기사 목록의 일반 첨부파일에서 제외하고 필요한 직원만 접근하도록 관리합니다.
첨부자료를 분리한 경우에는 목록에 자료 종류와 관리 부서를 기재합니다. 파일 내용의 민감한 정보를 목록에 그대로 옮기지 않고, 자료가 필요한 직원이 어느 부서에 요청해야 하는지만 안내합니다. 관련 없는 파일이 잘못 연결됐을 때는 연결을 해제하고 처리 이유를 기록합니다.
자주 묻는 질문
기사 목록을 반드시 전용 프로그램으로 만들어야 합니까?
특정 프로그램을 사용할 필요는 없습니다. 공동 문서나 내부 자료 관리 도구 중 직원이 안정적으로 접근할 수 있는 방식을 선택합니다. 제목과 출처로 항목을 찾을 수 있고 수정 내역을 남길 수 있는지 실제 업무에서 시험한 뒤 정합니다.
언론사 이름이 변경되면 이전 기록도 변경해야 합니까?
보도 당시 출처 이름은 유지하고 현재 이름을 보조 정보로 추가하는 방식이 적절합니다. 이전 이름을 모두 지우면 보관 파일에 표시된 언론사와 목록이 달라질 수 있습니다. 이름 변경 사실의 근거를 확보한 경우에만 관련 기록을 추가합니다.
외부 홍보업체가 보관한 기사 파일만 이용해도 됩니까?
병원 직원이 계약 종료 후에도 필요한 자료를 찾을 수 있는지 먼저 정해야 합니다. 업체와 자료 전달 범위, 이용 조건, 병원이 접근할 수 있는 저장 위치를 협의합니다. 업체가 보유한다는 설명만 받은 상태라면 병원 내부 보관이 완료됐다고 기록하지 않습니다.
병원 전체 기사 목록에 의료진 개인 기사도 포함합니까?
병원 업무와의 관련성을 기준으로 포함 범위를 정합니다. 소속 표기나 병원 활동과 관계없이 개인 활동만 다룬 기사라면 별도 목록으로 관리할 수 있습니다. 개인 기사를 포함하는 경우에도 당사자의 자료를 병원 공용 자료로 취급할 수 있는지는 따로 판단합니다.
기사 자료의 보관 종료 시점은 어떻게 정해야 합니까?
모든 기사에 같은 보관 기간을 적용하기보다 사용 목적과 진행 중인 업무를 기준으로 정합니다. 피해구제 검토나 자료 이용 협의가 진행 중이면 해당 업무 담당자와 보관 필요성을 논의합니다. 삭제할 때는 목록에 연결된 사본과 첨부자료도 처리 대상에 포함되는지 정하고 삭제 이력을 남깁니다.